Partagez et diffusez vos dashboards via email

Impliquer l'ensemble de vos collaborateurs dans votre stratégie “customer centric” grâce au partage des tableaux de bord !

Les tableaux de bord décisionnels sont le meilleur moyen de prendre les bonnes décisions au bon moment. La fonction de partage vous permet de filtrer la vue du tableau de bord pour chaque département et chaque collaborateur de l’entreprise.

Prérequis : avant de pouvoir activer le partage, vous devez dans un premier temps avoir créé votre dashboard : vous n’êtes pas sûr de savoir comment faire ? On vous explique tout dans cet article !

Pour activer le partage, rendez-vous sur votre tableau de bord et cliquez sur le bouton “Partager le dashboard” :

Par défaut, le bouton “Partage activé” est sur “ON”. Cela signifie que le tableau de bord peut être partagé. Si ce bouton est sur “OFF”, vous ne pouvez pas utiliser la fonction de partage.

Deux options de partage sont disponibles :

Une fois que vous avez cliqué sur le partage par email, il ne vous reste plus qu’à configurer votre distribution.

Une distribution vous permet d’envoyer un tableau de bord à une entité, un utilisateur ou un ensemble de destinataires (utilisateurs ou non de la plateforme).

Cliquez sur Créez une nouvelle distribution,

Ensuite, renseignez :

  • Le nom de votre distribution ;
  • Le type de partage (Public = est accessible à quiconque possède le lien ; Privé = accessible uniquement à un destinataire authentifié)
  • Accès autorisé pendant” : La durée de validité d'un lien est d'une durée maximale de 365 jours (ou moins selon votre choix). Les liens doivent être renouvelés avant la fin de la période définie pour que vos destinataires puissent toujours accéder aux informations ;
  • L’objet de l'email
  • Le contenu de l'email

Cliquez sur “Suivant” et paramétrez les destinataires de l’email. Vous avez le choix entre deux types de destinataires :

  1. Envoyer l'email en entrant directement l'email du destinataire (ou plusieurs emails, séparés par des points virgules).

2. Envoyer à un ou plusieurs utilisateurs de votre compte

Ici vous pouvez définir quels critères doivent être pris en compte pour envoyer l'email aux bons correspondants.

Par exemple : la fonction de l'utilisateur, l'équipe à laquelle il appartient, le pays de rattachement, sa date d'ancienneté ou encore sa langue.

Définissez la règle à appliquer. Ici nous souhaitons envoyer l'email aux contacts qui font partie de l'équipe "marketing".

Note : la valeur "marketing" saisie ici correspond au nom d'une propriété créée dans les paramètres du compte. Tous les utilisateurs possédant cette propriété (c'est à dire qu'ils font partie ici de l'équipe marketing), seront destinataires de l’email.

Vous pouvez cumuler plusieurs règles en cliquant sur “Ajouter une règle”.

Par exemple, nous ajoutons les règles suivantes : “Fonction” égale à "Manager”, et “Pays” différent de "France"

Enfin, choisissez la périodicité de votre envoi ainsi que la date de démarrage. Une fois terminé, cliquez sur “Suivant” puis choisissez le tableau de bord à afficher :

  • Le dashboard complet (sans aucun filtre)
  • Le dashboard après l'application de certains filtres

Dans le cas de l'utilisation de filtres, sélectionnez le type de filtre et la valeur du filtre désirée.

Vous pouvez cumuler plusieurs filtres via le bouton “Ajouter une règle”. Une fois terminé, cliquez sur “Enregistrer”. Votre distribution est active ! Vous pouvez utiliser le bouton “ON/OFF” pour la désactiver

A vous de jouer !